El futuro de las pequeñas empresas, en manos de la digitalización

“Lo de la transformación digital no va con nosotros, eso es para las grandes empresas”. Este es un pensamiento que comparte gran número de pequeños empresarios, que ve la digitalización como un proceso complicado, muy costoso, ajeno a ellos y lejano.

Las cifras demuestran esta convicción, ya que según la Radiografía de la Pyme 2018 presentada por Sage junto a la CEOE, el 97% de las pequeñas y medianas empresas no considera la digitalización como una prioridad y el 69% no dispone de trabajadores con aptitudes digitales.

A pesar de este contexto, en los últimos dos años, el 76 % de las pymes españolas ha invertido, una media de 10.000 euros anuales en la transformación tecnológica de su negocio. Principalmente, han apostado por los servicios de voz, el acceso a Internet y la presencia en la web; pero la digitalización no se reduce a eso, es una noción integral, que afecta a todas las facetas del negocio: desde la comunicación con los clientes, a la administración de las finanzas, el marketing o el trato con los proveedores.

Transformación para satisfacer al cliente digital

Es la forma de adaptarse al nuevo mercado, pero sobre todo de satisfacer al nuevo consumidor, que será el responsable de la supervivencia o el fracaso de la empresa. El cliente digital es más exigente, quiere encontrar rápidamente información completa sobre el producto que busca, poder adquirirlo a golpe de clic y recibirlo y descambiarlo cómodamente desde su casa. Busca un trato personalizado y no duda en compartir su experiencia –ya sea buena o mala- con la marca o con el producto a través de las redes sociales.

Las pymes ya saben que la transformación digital conlleva un incremento de la eficiencia, la optimización de la gestión, la disminución de los tiempos y el alza de la rentabilidad, pero deben ser conscientes de que -debido al escenario ante el que nos encontramos- la digitalización ya ha dejado de ser una alternativa y se ha convertido en la única vía para garantizar el futuro de una empresa.

El estudio también apunta a que el 80% de las pymes necesitará ayuda externa para la puesta en marcha de la digitalización de su negocio. Si queréis dar pasos seguros y certeros en este proceso, lo más recomendable es acudir a una consultora tecnológica especialista en transformación digital –como VirtualDesk– que estudiará vuestra situación particular y diseñará un plan personalizado para conduciros con éxito hacia la digitalización.

Porque definitivamente, la transformación digital sí que va con vosotros.

Mantenimiento predictivo, la tecnología que se adelanta al futuro

¿Os imagináis que vuestro coche, en vez de dejaros tirados en la carretera, os avisara de que está a punto averiarse y os indicara qué pieza es necesario sustituir? ¿O que la lavadora, antes de estropearse y llenarlo todo de agua, os diera una señal de alerta sobre las reparaciones que necesita?

Pues no hace falta que sigáis imaginando, esta tecnología ya existe. Se utiliza en el sector industrial y es cuestión de tiempo que se extienda a los objetos de uso cotidiano: el mantenimiento predictivo.

Anteriormente, el mantenimiento de la maquinaria industrial se hacía de forma correctiva (arreglando las averías que se producían) o de manera preventiva (mediante revisiones regulares programadas). Sin embargo, ambos sistemas tienen sus inconvenientes: imprevisibilidad y requerimiento de un amplio stock de recambios en la primera fórmula y la posibilidad de provocar fallos al revisar las máquinas de forma innecesaria en el segundo procedimiento.

El Big Data y el Internet de las Cosas (IoT) han hecho factible una tercera vía, la del mantenimiento predictivo. Estas tecnologías permiten analizar grandes conjuntos de datos y monitorizar constantemente determinados parámetros de la actividad de las maÁquinas (variaciones de temperatura, desgastes, presión…) para extraer modelos matemáticos que describan su funcionamiento en condiciones normales.

Prever para aumentar la efectividad

Cualquier desviación de ese modelo de normalidad mostrará la probabilidad de que ocurra un fallo concreto en un tiempo determinado. Gracias a ello, valorando la urgencia y la gravedad de la futura avería, se podrá decidir con suficiente margen de actuación cuales son los siguientes pasos a dar. Se podrán programar las paradas en la producción y cambiar las piezas cuando estén a punto de dar fallos –ni antes ni después- con lo que se ampliará al máximo su vida útil y se reducirán los costes.

Empresas de todos los sectores -tanto del ámbito público como del privado- están ya comenzando a implementar estas soluciones. Un buen ejemplo es el caso de la Armada Española, que -como parte de la estrategia del Ministerio de Defensa para introducir el concepto de Industria 4.0. en las Fuerzas Armadas– ha apostado por VirtualDesk para desarrollar una plataforma analítica basada en el Big Data (Hortonworks) y para aplicar modelos analíticos (“R”, Python, DeepLearning, SVM,…) para el mantenimiento predictivo de los motores de doce de sus buques.

Esta tecnología supondrá un importante ahorro de costes y controlará el buen funcionamiento de los buques en todo momento, también cuando estén en plena navegación. Contribuirá a aumentar la seguridad de la tripulación y favorecerá el cumplimiento de la misión asignada.

GPT Turnos: mejorar el bienestar del personal sanitario planificando correctamente su trabajo

El Ministerio de Trabajo define los riesgos psicosociales como “aquellos factores que se originan en la organización del trabajo e influyen sobre la salud generando reacciones fisiológicas, emocionales, cognitivas y conductuales conocidas popularmente como estrés y que pueden ser precursoras de enfermedad en ciertas circunstancias de intensidad, frecuencia y duración”

Según el estudio El efecto sobre la salud de los riesgos psicosociales en el trabajo, circunstancias como la atención continuada a personas, la carga de excesiva de trabajo, las jornadas prolongadas, los turnos, los horarios inflexibles o la imposibilidad de controlar el ritmo de trabajo están directamente relacionadas con el estrés. Además, incrementan las posibilidades de sufrir enfermedades cardíacas o depresión.

Estrés generalizado en los empleados sanitarios

Precisamente todas estas situaciones son las que caracterizan el día a día del sistema sanitario. Provocan que sus empleados registren altas tasas de ansiedad, estrés o burnout. Parece evidente que este escenario se debe principalmente a la endémica falta de personal que afecta a la sanidad pública -reivindicada a través de iniciativas como la Ley de Seguridad del Paciente-. Sin embargo, la mala gestión de la planificación de los turnos también tiene su parte de culpa.

La planificación de los turnos de trabajo es una de las labores más complejas para las áreas de recursos humanos de los centros sanitarios. La obligación de cumplir regulaciones sobre los periodos de trabajo y descanso, y la pesada carga laboral hacen que la distribución del personal cause continuas complicaciones, fallos y protestas.

Planificación eficaz que contribuye al bienestar de los trabajadores

Afortunadamente, hoy en día disponemos de herramientas tecnológicas que permiten la automatización de los procedimientos de planificación, la designación y reprogramación del personal sanitario. En Virtual Desk, junto con IBM, hemos desarrollado el sistema GPT Turnos, que resuelve eficientemente la organización de la plantilla, considerando elementos como la exigencia diaria de presencias por turno, las normas del convenio correspondiente y las preferencias particulares.

Este es un programa hecho por y para los trabajadores, que pretende que tengan un papel activo sobre la organización de su propio trabajo. Mediante el Portal del Empleado pueden, por ejemplo, consultar las planificaciones, gestionar los cambios de turnos o solicitar permisos (vacaciones, exámenes, formación…).

Así se fomenta la transparencia y se mejora el ambiente de trabajo. Además, los empleados pueden detectar potenciales errores y tener un mayor control sobre el ritmo de sus horarios, lo que ayuda a reducir el estrés.

La solución GPT Turnos está ya demostrando su gran utilidad en el Hospital de Manises, en diez hospitales de la Comunidad de Aragón y en veinte hospitales de la Comunidad de Madrid.

Ventajas reales de la interoperabilidad para los ciudadanos

En los últimos años cada vez se habla con mayor frecuencia del peso de la interoperabilidad en la transformación digital del sector público y su evolución hacia la administración electrónica.

Las leyes europeas y españolas (39 y 40 ) han fijado el año 2020 como límite para que las administraciones y las instituciones públicas de la Unión Europea sean “abiertas, eficaces e integradoras y proporcionen servicios públicos digitales a todos los ciudadanos y empresas” –lo cual pasa necesariamente por implantar una interoperabilidad efectiva– pero, a día de hoy, ninguna Administración pública española cumple con todos los requisitos marcados.

¿Qué es la interoperabilidad?

Se trata de la capacidad de dos o más sistemas para intercambiar, conservar y utilizar información. En España, está regulada por el Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI), una serie de normas y especificaciones que constituyen una especie de hoja de ruta que indica las pautas que deberán seguir las administraciones públicas para la toma de decisiones tecnológicas que aseguren dicha interoperabilidad entre los sistemas de información de las administraciones públicas.

Hasta el momento actual, las distintas administraciones han manejado variados sistemas, con estándares, tecnologías y protocolos diferentes que se ocupaban de diversas funciones. Con estas condiciones resultaba imposible la conectividad y comunicación efectiva de datos. Según el Centro de Transferencia Tecnológica “La interoperabilidad va a facilitar la realización de principios y derechos de los ciudadanos; la cooperación en el desarrollo y prestación de servicios públicos; así como una mayor eficacia y eficiencia en el despliegue y en la prestación de los servicios”

Aplicaciones prácticas

¿Y eso cómo se traduce para los ciudadanos?, ¿qué beneficios palpables les va a aportar? Aunque la implantación definitiva de la interoperabilidad tiene todavía un largo camino por recorrer, ya están en marcha importantes iniciativas que van a facilitar aspectos tan fundamentales en la vida de las personas como la Salud o la Economía:

• Historia Clínica Digital Interoperable del Sistema Nacional de Salud (HCDSNS)

Garantiza a los profesionales sanitarios autorizados el acceso a la documentación clínica del 94,64% de la población atendida por el Sistema Nacional de Salud (SNS), en cualquier punto del territorio nacional. Los facultativos podrán consultar la historia médica de cualquier paciente, independientemente de la comunidad de la que provenga, así podrán proporcionarle una mejor atención.

• Receta electrónica interoperable del Sistema Nacional de Salud (Resns)

Permite obtener en cualquier farmacia de España los fármacos prescritos, mediante medios electrónicos, sin tener que presentar la habitual receta de papel. Los farmacéuticos podrán dispensar los medicamentos recetados, a cualquier persona, sea de la región que sea, simplemente con la tarjeta sanitaria de su comunidad autónoma.

• Factura electrónica

Una factura electrónica es un documento con la misma validez legal que una factura en papel, pero que se emite y recibe en formato electrónico y debe ir obligatoriamente firmada con un certificado electrónico válido. A través del punto general de entrada de facturas electrónicas de la Administración General del Estado, FACe, ya se puede presentar y consultar el estado de las facturas electrónicas enviadas a las administraciones públicas adheridas a la plataforma. Algunos de los beneficios de este sistema son: acortar los ciclos de tramitación, incluido el cobro; reducir los errores humanos o eliminar los costes de impresión y de envío postal.

Soluciones de interoperabilidad

Pues bien, este es el principal beneficio que obtendrá el ciudadano de la interoperabilidad: reducción de los ciclos de tramitación, mayor eficiencia en las administraciones que no les exigirán la aportación de documentación que ya haya sido aportada a otros sistemas con los que pueda interoperar, reducción de errores humanos por la introducción de datos en múltiples sistemas, y una mayor calidad en la atención al poder contar la administración con una visión 360º de su problemática, sin necesidad de acudir a múltiples sistemas de información.

Para el correcto funcionamiento de todos estos sistemas resulta imprescindible el envío y la recepción de enormes cantidades de datos, pero esto puede convertirse en una labor cara y compleja sino se dispone de un sistema que lo automatice.

Basándonos en el Esquema Nacional de Interoperabilidad (eNI) en VirtualDesk hemos desarrollado una solución de interoperabilidad, que automatiza el envío de cualquier tipo y volumen de información y que ya está funcionando con éxito en numerosos proyectos de la Administración Pública, como el IMSERSO o el Gobierno de Aragón.

El almacenamiento y procesamiento de datos en la nube, la mejor solución para las grandes empresas

Los datos son el oro del siglo XXI, pero no porque sean escasos ni difíciles de encontrar. Si tienen tanto valor es por su polivalencia y por su enorme proyección de futuro. La consultora IDC estima que para 2025 el volumen de datos alcanzará los 175 zettabytes. La magnitud de los datos va creciendo de manera exponencial y las previsiones sobre su incremento también, ya que el anterior informe, la consultora pronosticaba una cantidad de 44 zettabytes para 2020.

El potencial de los datos es gigantesco e inimaginable. Pero para poder alcanzarlo y extraer los valiosos conocimientos que contienen es necesario almacenarlos, tratarlos y analizarlos.

Grandes cambios

Hasta la aparición de la nube, el almacenamiento era uno de los mayores problemas de las grandes empresas. En general, se veían superadas por la ingente cantidad de datos y tenían que mantener centros de procesamientos de datos (CPD) cada vez más amplios y sofisticados.

Las tecnologías en la nube —que hacen posible almacenar y acceder a los datos en remoto— han supuesto una fuerte disminución de los costes de conservación de los datos y ofrecen a las compañías la opción de prescindir de sistemas físicos de almacenamientoy procesamiento y la posibilidad de acceder de forma más fácil, segura y productiva a sus datos.

Por este motivo muchas empresas están transformando sus estructuras de almacenamiento y proceso de datos, aprovechando las ventajas de la nube y de la analítica avanzada. Un buen ejemplo es el caso de la aseguradora Zurich Santander, que requería una plataforma Big Data que le liberara de la dependencia de una infraestructura física en su CPD, le permitiera aplicar modelos de analítica avanzada a sus carteras de seguros -de forma puntual y periódica- y funcionase con sistema de pago por uso (PaaS). La respuesta a sus necesidades fue la nube.

Era imprescindible que la nueva estructura fuera capaz de soportar por si sola la carga de grandes magnitudes de información de diversos países de Latinoamérica, sin tener que recurrir a costosas instalaciones físicas.

Para ello, VirtualDesk puso en marcha un proyecto, pionero en España, que consistía en automatizar el despliegue de la infraestructura Big Data en la nube Azure de Microsoft. Gracias a ello se lograron ahorrar importantes gastos operativos e infraestructurales, aumentando la flexibilidad en las instalaciones e incrementando considerablemente la eficiencia de las áreas analíticas. Además, los especialistas disponen de innovadoras herramientas con las que diseñar nuevos modelos analíticos.

Nuevos valores digitales impulsan la innovación digital

Estamos viviendo un cambio de paradigma. Un proceso de evolución en el que muchas actuaciones y comportamientos que antes creíamos correctos se están poniendo en entredicho y están siendo sustituidos por nuevas actitudes y aspiraciones.

El mundo empresarial es uno de los que se están viendo sacudidos por esta crisis de valores. Desde los empleados hasta los directivos, todos reclaman la necesidad de convertir a las compañías en ámbitos donde primen la transparencia, el bienestar, la sostenibilidad, la diversidad o la cooperación.

La tecnología digital puede ser una excelente aliada para contribuir a la instauración de estos ideales en la empresa y en la sociedad. Gracias a tecnologías como el Big Data o la Inteligencia Artificial es posible utilizar los datos para tener un conocimiento completo de la situación actual y poder tomar las decisiones más adecuadas para avanzar hacia el paradigma futuro.

Transparencia, bienestar, sostenibilidad, diversidad, cooperación

En el caso de la transparencia, las instituciones públicas pueden , por ejemplo, “abrir” sus datos para dar información sobre sus actividades, ampliar sus canales de comunicación con los ciudadanos y así lograr que se sientan parte implicada y que su confianza crezca.

Estos beneficios también favorecen a las compañías que apuestan por la tecnología para fomentar su transparencia, que ven como sus trabajadores aumentan su implicación y sienten los logros de la empresa como suyos propios. Su motivación se multiplica al hacerles partícipes de las iniciativas y de sus resultados.

El bienestar laboral es otro de los grandes objetivos de este nuevo paradigma empresarial. Para alcanzarlo, es imprescindible conocer las circunstancias de los empleados y su sentir general. Sobre todo en las organizaciones con una gran plantilla, la utilización de soluciones digitales capaces de recoger y analizar grandes cantidades de datos hace posible una percepción más profunda de los trabajadores y la toma de decisiones inmediatas encaminadas a mejorar su satisfacción.

Y así con cada uno de los nuevos propósitos… Lo que están haciendo las TIC más avanzadas es dar respuesta a las inquietudes éticas de las personas y de las empresas. De esta forma, podría decirse, que existe una relación simbiótica entre los ideales y la innovación digital: son los nuevos valores los que están impulsando una mayor investigación y desarrollo de los sistemas tecnológicos, pero a su vez son las tecnologías, las que están ayudando a implantar y consolidar esos nuevos valores.

La transformación ética está marcha y va estrechamente ligada a la innovación digital. En este camino, existen empresas que llevan la delantera y se han especializado en los procedimientos de transformación digital. Contar con su asesoramiento es la forma más eficaz de formar parte del nuevo modelo ético y empresarial que se abre ante nosotros.

Las comunidades autónomas lideran la digitalización

En 2015 se publicaron dos nuevas normativas que pretendían transformar los sistemas de prestación de servicios públicos y la actividad de las administraciones públicas españolas. Las Leyes 39 y 40 introducían novedades tan necesarias para el futuro como la gestión electrónica de los trámites y de los derechos de las personas en su contacto con la Administración.

Sin embargo, aunque estas normativas debían estar plenamente operativas en 2018 – considerando el ingente esfuerzo que conlleva la digitalización de las AAPP-, se concedió una moratoria hasta 2020.

Tras esta prórroga, resulta vital conocer en qué punto se encuentran las diferentes administraciones en su proceso de transformación digital, cuál es su grado de cumplimiento de la legislación y que mejoras que deberán implementar para ofrecer a los ciudadanos una mejor atención digital. Para dar respuesta a estas cuestiones la consultora EY ha realizado un estudio en el que analiza el comportamiento de 90 administraciones públicas, en su atención a los usuarios digitales.

La primera conclusión y concretamente la que justifica la necesidad de una moratoria es que ninguna AA.PP. cumple con todos los requisitos de las nuevas leyes. No obstante, el nivel de cumplimiento no es el mismo en todas las administraciones y son las comunidades autónomas las que se encuentran en una mejor situación (77%).

Prácticamente todas las comunidades autónomas (94,1%) disponen de una herramienta tan básica como es una página web. La asistencia al ciudadano y a las empresas está garantizada por más de la mitad (58,8%) y la sede electrónica está operativa en el 47,1% de las CC.AA.

El País Vasco (95%) y Galicia (94%) poseen las administraciones que más se acercan a los objetivos digitales. En el extremo opuesto Extremadura (47,9%) y Aragón (51,2%), deberán optimizar considerablemente sus relaciones electrónicas con el tejido ciudadano y empresarial.

Precisamente, el Gobierno de Aragón está ya trabajando intensivamente en su transformación digital con iniciativas tecnológicas innovadoras, como la plataforma integral de gestión de la Dependencia, que gestionará los procedimientos y las prestaciones asociadas a la Dependencia, la plataforma de gestión de la Discapacidad y la plataforma de gestión de la atención primaria de Servicios Sociales en todos los ayuntamientos y comarcas, todos estos proyectos se encuentran en proceso de construcción por Virtual Desk– y supondrán un primer paso y pieza básica para la consecución de la Historia Social Única del Gobierno de Aragón.

El futuro es imparable y las administraciones deben tener la capacidad de adelantarse a las necesidades de la ciudadanía y proporcionarles servicios personalizados. Pero el trayecto no rápido ni sencillo, por eso lo más recomendable es ir de la mano de expertos que sepan cómo viajar por la senda de la transformación digital, que ayuden a cumplir con los requerimientos marcados por la Ley y a ir incluso más allá (Big Data, analítica avanzada, inteligencia artificial), contribuyendo a crear una administración pública moderna, adaptada a los usuarios y altamente eficaz.